Sinkende Inzidenzzahlen sorgen endlich wieder für mehr Reisefreiheit und Planungssicherheit – der Sommer wird bestimmt richtig gut! Bevor Sie Ihren Computer aber das letzte Mal vor dem Urlaub herunterfahren, überlegen Sie sich rechtzeitig einen aussagekräftigen Autoreply-Text. Weil wir alle nach dem langen Lockdown vielleicht etwas aus der Übung gekommen sind und entscheidende Informationen immer mal wieder vergessen werden, finden Sie hier wichtige Tipps zur Formulierung von Out-of-Office-Replys – und dann ab in den Urlaub!

Autoreplys: mehr als nur eine Formsache

Nichts ist in einer Zusammenarbeit ärgerlicher, als wenn E-Mails unbeantwortet bleiben. Abwesenheitsnotizen sind daher nicht nur ein Ausdruck von Höflichkeit, sondern ein Muss. Sie vermitteln freundlich und prägnant, wie es mit einer zugestellten Mail weitergeht. Außerdem minimieren Sie Ihren Mail-Eingang: Wenn Ihre Geschäftspartner*innen über Ihre Abwesenheit informiert sind, gibt es keine doppelten und dreifachen Nachfragen mehr. Beantworten Sie in Ihrer Autoreply deshalb die folgenden drei Fragen:

  • Wann sind Sie wieder erreichbar?
  • Was passiert mit den eingehenden Nachrichten? Werden sie an Kolleg*innen weitergeleitet? Haben Sie trotz Abwesenheit Zugriff auf Ihre Mails?
  • Vertritt Sie jemand während Ihres Urlaubs? Geben Sie Namen, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer Ihrer Vertretung an.

Da wir in unserem Lektoratsalltag immer wieder über unvollständige Autoreply-Texte stolpern, haben wir für Sie im Folgenden einige Tipps und Formulierungsvorschläge, aber auch ein paar klassische Fehler zusammengestellt.

7 Tipps – darauf kommt es an

Tipp 1: Abwesenheit vorbereiten
Die automatische Antwort richten Sie so ein, dass sie ab dem ersten bis zum letzten Tag Ihres Urlaubs aktiv ist. Falls Sie die Daten nicht systemseitig einstellen können, vergessen Sie nicht, die Autoreply-Meldung sofort nach Ihrer Rückkehr wieder zu deaktivieren. In bestimmten Fällen ist es zusätzlich sinnvoll, Ihre Abwesenheit bereits einige Zeit vorher anzukündigen, damit sich Ihre Geschäftspartner*innen oder Kolleg*innen darauf einstellen können. Setzen Sie dafür einfach eine kurze, gut sichtbare Notiz in Ihre E-Mail-Signatur.

Tipp 2: Eindeutigen Betreff wählen
Falls Ihr System nicht automatisch einen Autoresponder-Betreff angibt, wählen Sie immer einen aussagekräftigen und eindeutigen Betreff, anhand dessen die Gegenseite Ihre Abwesenheit sofort erfasst:

Abwesenheit vom 05. bis 19.07.2021

Vielen Dank für Ihre Nachricht

Out of Office

Tipp 3: Einstieg und neutrale Anrede wählen
Automatische Abwesenheitsnotizen sind immer eine Reaktion auf eine eingehende Mail. Daher ist es ein Gebot der Höflichkeit, im Einstieg Bezug darauf zu nehmen. Je vielseitiger der Kreis Ihrer möglichen Kommunikationspartner*innen, desto allgemeiner sollten Sie die Anrede formulieren. Hier eine kleine Auswahl an neutralen Möglichkeiten:

Liebe Absenderin, lieber Absender,

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht.

Guten Tag,

Sehr geehrte Damen und Herren,

Tipp 4: Rückkehrtermin mitteilen
Im Anschluss teilen Sie den Termin Ihrer Rückkehr mit – am besten kurz und knackig. Die entscheidende Information ist nicht, ab wann Sie verreist, sondern wann Sie wieder im Einsatz sind. Nennen Sie konkrete Daten. Angaben wie „Ich bin derzeit nicht erreichbar und melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen“ haben keinen echten Informationswert. Achten Sie außerdem auf positive Formulierungen: „Ich bin ab dem 4. August wieder im Büro“ klingt freundlicher als „Ich bin bis zum 3. August nicht erreichbar“. Mögliche Textbausteine können sein:

Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem 4. August wieder im Büro.

Ich bin am Montag, 19.07.2021, wieder im Büro und kann Ihre Anfrage dann persönlich bearbeiten.

Ich bin vom 19. Juli bis einschließlich 2. August im Urlaub und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails.

Tipp 5: Über Weiterleitung und Vertretung informieren
Für die Absender*innen ist es wichtig zu wissen, ob ihre Mail weitergeleitet oder bearbeitet wird. Nennen Sie die Namen der Kolleg*innen, die sich während Ihres Urlaubs um Ihre Post kümmern, samt E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer.

Ich bin ab dem 13. August wieder im Büro und melde mich anschließend bei Ihnen. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht weitergeleitet und gelesen wird. In dringenden Fällen hilft Ihnen aber meine Kollegin Frau XY gerne weiter: XY@musterfirma.de, Telefon 0123 456789.

Ich bin bis zum 12. August im Urlaub und kann Ihre Nachricht daher leider nicht persönlich entgegennehmen. Ihre Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. Sie können sich mit Ihrem Anliegen aber an meine Kollegin Frau XY (XY@musterfirma.de) wenden. Ich selbst bin ab dem 13. August wieder für Sie da.

Leider kann ich Ihre Nachricht zurzeit nicht persönlich entgegennehmen. Ihre Mail wird aber an meinen Kollegen Herrn XY (XY@musterfirma.de) automatisch weitergeleitet. Er wird sich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Tipp 6: Grußformel
Das Wichtigste ist jetzt gesagt, nun fehlen nur noch die Grußformel und Ihr Name/Ihre Signatur. In Einzelfällen kann es sinnvoll sein, noch um Verständnis für eventuelle Verzögerungen zu bitten, denn vermutlich werden Sie in den Tagen direkt nach Ihrem Urlaub erst einmal den Berg an E-Mails abarbeiten müssen, der sich während Ihrer Abwesenheit angehäuft hat. Beispiele für passende Formulierungen wären:

Bitte geben Sie mir nach meiner Rückkehr einige Tage Zeit für die Bearbeitung meiner E-Mails.
Freundliche Grüße

Ich bedanke mich für Ihre Geduld und versuche, alle E-Mails nach meiner Rückkehr schnellstmöglich zu bearbeiten. Herzlichen Dank für Ihr Verständnis.
Viele Grüße

Tipp 7: Englische Übersetzung anbieten
Wenn Sie oder Ihr Unternehmen international ausgerichtet sind, bedenken Sie, dass Ihre Autoreply auch von Personen verstanden werden muss, die nicht deutschsprachig sind. Im Businessalltag ist eine englische Übersetzung daher Standard. Hier ein paar Formulierungsvorschläge – von englischen Native Speakern geprüft und somit garantiert fehlerfrei:

Dear Sir or Madam,
Thank you for your message. I will be back in the office on Monday, 3 October. Until then, your mail will not be read or forwarded. Should you have an urgent request, please don’t hesitate to contact my colleague XY [E-Mail-Adresse, Telefonnummer]. I will get back to you as soon as I can.
Kind regards,

Hello,
Thank you for your message. Please note that I am currently out of the office with no access to my e-mails. I’ll be back in the office on 3 March. In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague XY [E-Mail-Adresse, Telefonnummer]. Please note that your message will not be forwarded automatically. Many thanks.
With best regards,

Bitte vermeiden: 6 klassische Fehler

Fehler 1: Fehlerhafte Rechtschreibung und Grammatik
Vermeiden Sie Rechtschreib- und inhaltliche Fehler. Weil wir in der Regel oft blind für unsere eigenen Fehler sind, sollten Sie Ihre Out-of-Office-Reply deshalb besser noch mal von jemand anders prüfen lassen. Eine nachlässige Mail wird schnell als unfreundlich und unpersönlich interpretiert und wirkt unprofessionell. Nehmen Sie sich deshalb Zeit fürs Formulieren und Korrekturlesen. Und bevor Sie den Computer herunterfahren, testen Sie, ob Ihre automatische Nachricht auch funktioniert.

 

Fehler 2: Übers Ziel hinausschießen
Sie sind in fröhlicher Vorurlaubsstimmung und sitzen gedanklich schon im Flieger? Dann zügeln Sie bitte Ihre Euphorie! Denn was für Sie wie eine locker-flockige, lustige Formulierung wirken mag, könnte bei Ihren Kommunikationspartner*innen weniger gut ankommen. Ironie und Witz lassen sich in E-Mails nicht so einfach vermitteln. Im schlimmsten Fall klingt Ihre Nachricht provokant, unhöflich oder einfach nur unangebracht. Also keinesfalls Texte wie diese verschicken:

Alle bis zum 9. Juli eingehenden Mails werden automatisch gelöscht.

Falls Ihre Anfrage wichtig ist, setzen Sie sich ab dem 10. Juli nochmals mit mir in Verbindung.

Ich bin zurzeit nicht im Büro und werde erst wieder am 20. Juli zu erreichen sein. Bis dahin: Falls Sie Fragen an das Leben oder eine Sinnkrise haben, wenden Sie sich bitte an Alexa, Siri, Cortana. Falls dies ein Notfall ist, wählen Sie am Telefon bitte die 112. Falls Sie wissen, wer JFK erschossen hat, wenden Sie sich bitte an das FBI. In allen anderen Fällen nutzen Sie diese Adresse: VERTRETUNG@firma.de.

Fehler 3: Ins Plaudern geraten
Im persönlichen Gespräch mag sich ja sicherlich mal die Gelegenheit für einen kurzen Plausch über Ihr Urlaubsziel oder Ihre Versuche, Ihren ökologischen Fußabdruck zu minimieren, ergeben. In einer Abwesenheitsnotiz wirken solche Informationen hingegen fehlplatziert und haben dort in der Regel nichts verloren:

Bis zum 5. August gönne ich mir zusammen mit meiner Familie endlich die lang ersehnte und wohlverdiente Auszeit auf Mauritius – natürlich mit CO₂-Kompensation.

Fehler 4: Unnötige Details preisgeben
Nicht immer ist der Anlass für Ihre Abwesenheit ein so angenehmer wie Urlaub, es kann auch gesundheitliche oder familiäre Gründe geben. Einen solchen Grund nicht zu nennen ist völlig legitim, denn schließlich sind Sie niemandem Rechenschaft schuldig.

Fehler 5: Private Kontaktdaten für dringende Fälle hinterlassen
Kurz vor dem Urlaub mag es für Sie vielleicht schwer vorstellbar sein, das spannende Projekt ganz aus der Hand zu geben und gar nicht auf dem Laufenden zu sein. Lassen Sie sich nicht hinreißen und überlegen Sie sich gut, wie sehr Sie sich aus der Ferne wirklich einbringen möchten. Wenn Sie in der Abwesenheitsnotiz „für dringende Fälle“ Ihre private Handynummer angeben oder versprechen, Ihre dienstlichen Mails im Auge zu behalten, ist diese Entscheidung nicht mehr rückgängig zu machen und kann unangenehme Folgen haben.

Fehler 6: Klassische Copy-Paste-Fehler
Auch wenn Sie bei Autoreplys das Rad nicht jedes Mal neu erfinden müssen: Achten Sie darauf, dass Ihre Notiz immer aktuell ist und Sie nicht mit dem bewährten Text auch das Datum vom letzten Urlaub übernehmen. Vergessen Sie außerdem nach Ihrer Rückkehr nicht, die automatische Antwort wieder herauszunehmen. Und der angebliche Trick, das Rückkehrdatum ein bis zwei Tage nach hinten zu schieben, um sich in dieser Zeit zu sortieren, ist nur bedingt zu empfehlen – Sie kommen eventuell in Erklärungsnot, wenn Sie früher als angekündigt antworten.

Fazit

Eine Abwesenheitsnotiz muss und sollte nicht besonders originell ausfallen, sondern für jede Person passen, die Sie während Ihrer Abwesenheit per Mail kontaktiert. Bleiben Sie deshalb sachlich und freundlich und fassen Sie sich so kurz wie möglich, denn die Notiz soll vor allem informieren und dabei um Verständnis und Geduld werben.
Wie für alle Texte, die an die Öffentlichkeit gehen, gilt: Lassen Sie zum Schluss jemanden mit wachem Auge Ihre Notiz lesen, damit sich keine Fehler einschleichen. Und vergessen Sie nicht, die Benachrichtigung rechtzeitig ein- beziehungsweise wieder auszuschalten und eine eventuelle Weiterleitung einzurichten. Nun können Sie beruhigt in den Urlaub fahren!